เช่าบูธซิสเต็มต้องเตรียมอะไรบ้าง? เช็กลิสต์ก่อนติดตั้งงานอีเวนต์
การเช่าบูธซิสเต็มไม่ได้จบแค่การเลือกขนาดและรูปแบบบูธ เพราะการติดตั้งหน้างานจริงยังเกี่ยวข้องกับพื้นที่จัดงาน ระบบไฟฟ้า ไฟล์สำหรับงานพิมพ์ เวลาเข้าพื้นที่ และข้อกำหนดของสถานที่ หากข้อมูลส่วนใดไม่ครบ อาจทำให้ติดตั้งล่าช้า งานไม่ตรงแบบ หรือแก้ไขไม่ทันก่อนเปิดงาน
ก่อนสั่งผลิตหรือติดตั้งบูธแสดงสินค้า ควรตรวจสอบรายละเอียดสำคัญต่อไปนี้ให้เรียบร้อย
1. ตรวจสอบขนาดและตำแหน่งพื้นที่จริง
ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องทราบคือความกว้าง ความลึก และความสูงของพื้นที่ รวมถึงตำแหน่งเสา ประตู ทางหนีไฟ และพื้นที่ของบูธข้างเคียง
ไม่ควรพิจารณาเฉพาะตัวเลขในแปลน เพราะพื้นที่จริงอาจมีข้อจำกัดเพิ่มเติม เช่น ท่อระบบเหนือศีรษะ จุดแขวนป้าย หรือทางเดินที่ต้องเว้นตามกฎของสถานที่ การตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ล่วงหน้าจะช่วยเลือกรูปแบบบูธได้เหมาะสมและลดการแก้ไขหน้างาน
2. เลือกรูปแบบบูธให้ตรงกับการใช้งาน
บูธแต่ละประเภทเหมาะกับวัตถุประสงค์ต่างกัน ตัวอย่างเช่น
- บูธซิสเต็มมาตรฐาน เหมาะกับงานแสดงสินค้า งานรับสมัครงาน และพื้นที่ประชาสัมพันธ์
- เคาน์เตอร์บูธ เหมาะกับจุดลงทะเบียน จุดให้ข้อมูล หรือจัดแสดงสินค้า
- พาร์ทิชั่นและ Backdrop ใช้แบ่งพื้นที่ กั้นห้อง หรือทำฉากหลัง
- ห้องหลังเวที ห้องแต่งตัว และห้องสต๊อก เหมาะกับงานอีเวนต์ที่ต้องการพื้นที่ส่วนตัวหรือจัดเก็บอุปกรณ์
- บูธผลิตตามแบบลูกค้า เหมาะกับงานที่ต้องการรูปแบบเฉพาะและภาพลักษณ์ของแบรนด์
การระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดตั้งแต่ต้น ช่วยควบคุมงบประมาณและลดการเพิ่มอุปกรณ์โดยไม่จำเป็น
3. วางแผนระบบไฟฟ้าและแสงสว่าง
ควรแจ้งจำนวนปลั๊กไฟ จุดติดตั้งไฟสปอตไลต์ อุปกรณ์ไฟฟ้าที่จะนำมาใช้ และกำลังไฟโดยประมาณ โดยเฉพาะเมื่อมีทีวี จอแสดงผล ตู้เย็น หรืออุปกรณ์ที่ใช้กำลังไฟสูง
นอกจากนี้ต้องตรวจสอบว่าสถานที่เป็นผู้จ่ายไฟให้เมื่อใด เพราะบางพื้นที่เปิดระบบไฟเฉพาะช่วงเวลาที่กำหนด หากวางแผนไม่ดี ทีมติดตั้งอาจไม่สามารถทดสอบระบบไฟก่อนส่งมอบงานได้
ระบบไฟควรแยกวงจรให้เหมาะสม เดินสายอย่างเป็นระเบียบ และตรวจสอบการใช้งานก่อนเปิดงาน เพื่อความปลอดภัยของผู้จัดงาน ผู้แสดงสินค้า และผู้เข้าชม
4. เตรียมไฟล์อิงค์เจ็ทและป้ายให้ทันเวลา
งานพิมพ์อิงค์เจ็ท ป้ายชื่อ และกราฟิกตกแต่งต้องใช้เวลาในการตรวจไฟล์ ผลิต และติดตั้ง หากส่งไฟล์ล่าช้า อาจต้องแบ่งการติดตั้งออกเป็นหลายรอบหรือทำงานต่อหลังโครงสร้างบูธเสร็จแล้ว
ก่อนส่งไฟล์ควรตรวจสอบ
- ขนาดงานพิมพ์ตรงกับพื้นที่ติดตั้ง
- ความละเอียดของรูปภาพเพียงพอ
- ตัวอักษรถูกต้องครบถ้วน
- สีและโลโก้ตรงตามมาตรฐานของแบรนด์
- เผื่อระยะตัดตกตามที่ผู้ผลิตกำหนด
ไฟล์ที่พร้อมตั้งแต่ต้นจะช่วยให้งานผลิตต่อเนื่องและลดความเสี่ยงในการแก้ไขช่วงใกล้วันติดตั้ง
5. ยืนยันเวลาเข้าติดตั้งและรื้อถอน
สถานที่จัดงานแต่ละแห่งกำหนดเวลาโหลดสินค้า ใช้ลิฟต์ และรื้อถอนต่างกัน บางงานมีเวลาติดตั้งจำกัดหรือมีผู้รับเหมาหลายรายเข้าพื้นที่พร้อมกัน
ผู้ให้บริการจึงควรวางแผนจำนวนทีมงาน ลำดับการติดตั้ง และการขนย้ายอุปกรณ์ให้เหมาะสม รวมถึงเตรียมทีมแยกเมื่อมีงานติดตั้งและรื้อถอนในช่วงเวลาใกล้กัน เพื่อไม่ให้กระทบกำหนดส่งมอบ
6. ตรวจสอบความปลอดภัยและข้อกำหนดของสถานที่
ก่อนเข้าติดตั้งควรตรวจสอบเอกสารอบรมความปลอดภัย อุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล วิธีถ่วงน้ำหนักพาร์ทิชั่น และข้อกำหนดเกี่ยวกับวัสดุหรือระบบไฟฟ้า
โครงสร้างที่สูง พาร์ทิชั่นขนาดใหญ่ และงานที่มีคนใช้งานจำนวนมาก ต้องคำนึงถึงความมั่นคงและเส้นทางสัญจร ไม่ควรพิจารณาเฉพาะความสวยงามหรือราคาต่ำที่สุด
7. เลือกผู้ให้บริการที่ดูแลจนจบงาน
งานอีเวนต์มักมีการเปลี่ยนแปลงในช่วงติดตั้งจริง เช่น เพิ่มอุปกรณ์ เปลี่ยนตำแหน่งบูธ แก้ไฟล์ หรือปรับพื้นที่ตามข้อจำกัดของสถานที่
ผู้ให้บริการที่ดีจึงไม่ควรจบหน้าที่เพียงส่งของหรือติดตั้งเสร็จ แต่ต้องสามารถประสานงาน แก้ปัญหาหน้างาน ตรวจสอบก่อนส่งมอบ และรับผิดชอบจนถึงวันรื้อถอน
สรุป
ก่อนเช่าบูธซิสเต็ม ควรเตรียมข้อมูลพื้นที่ รูปแบบการใช้งาน ระบบไฟฟ้า ไฟล์งานพิมพ์ และกำหนดเวลาติดตั้งให้ครบถ้วน การวางแผนที่ดีช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการแก้ไข ทำให้งานติดตั้งเป็นไปตามกำหนด และพร้อมใช้งานจริงก่อนเปิดงาน
Bless Studio Production Co., Ltd. จดทะเบียนนิติบุคคลตั้งแต่ปี 2552 ให้บริการเช่าบูธซิสเต็ม บูธแสดงสินค้า พาร์ทิชั่น เคาน์เตอร์ ห้องหลังเวที ห้องแต่งตัว ห้องสต๊อก งานอิงค์เจ็ท และระบบไฟฟ้าสำหรับงานอีเวนต์ พร้อมดูแลตั้งแต่การวางแผน ติดตั้ง แก้ไขหน้างาน จนถึงวันรื้อถอน
